PIM? MAM? DAM(N!) – PIM als strategische Entscheidung im Unternehmen

Wer sich schon mal mit dem Thema E-Commerce beschäftigt hat, kennt das Problem: Viele verschiedene Wege führen zum Ziel. Warum? Es gibt gefühlt unendlich viele Systeme und Konzepte, um erfolgreichen E-Commerce zu betreiben. Und auch die Frage nach der Datenhaltung bietet einem viele unterschiedliche Möglichkeiten. MAM, DAM, PIM? Beschäftigt man sich normalerweise mit anderen Dingen, fällt es schwer hier noch den kompletten Überblick zu behalten – zumal einige der Systeme sich nur in scheinbar winzigen Details unterscheiden. Um hier etwas Licht ins Dunkle zu bringen, wird im Folgenden erklärt was ein PIM ist, wie es sich zu anderen ähnlichen Systemen abgrenzen lässt und warum ein PIM für Unternehmen eine strategische Entscheidung darstellt.

PIM Definition und Begriffserklärung

Ein Produktinformationsmanagementsystem ist eine Datenbankanwendung, um Produktinformationen zu speichern, zu pflegen und anschließend den verschiedenen Interessensgruppen zur Verfügung zu stellen. Klingt erstmal ziemlich trocken. Aber weiter im Text: Von welchen Interessensgruppen reden wir? Die Daten können an eine Plattform wie den Online-Shop oder an eine interne Abteilung wie Vertrieb oder Marketing ausgeliefert werden. Ziel eines PIM-Systems ist es, einen zentralen Ort für Produktinformationen zu schaffen – dies wird oft als „Single-Point-of-Truth“ oder „Single-Version-of-Truth“ bezeichnet. Klassische Beispiele für Informationen in einem PIM sind Produktname, Abmessungen, Variante, Farbe und alles, was das Produkt näher beschreibt. Beispiele für Informationen, die nicht im PIM gepflegt werden, sind Preis, Verfügbarkeit oder Bestand.

Datenfluss anhand eines Produkt-Informations-Sytems

„MAM, DAM, MDM …Was ist da der Unterschied?!“

MAM = Media Asset Management

DAM  = Digital Asset Management

MDM = Master Data Management

Ein MAM ist ein System, in dem digitale Inhalte (Fotos, Videos, Audio-Dateien usw.) gespeichert und verwaltet werden können. Dabei lassen sich die Inhalte verschlagworten und anschließend über verschiedene Kanäle hinweg verteilen. Einige PIM-Systeme verfügen über eine integrierte MAM-Funktionalität, welche sich jedoch je Anbieter unterscheidet und sich nicht immer als vollwertiges MAM-System bezeichnen lässt.

Ein DAM ist einem MAM prinzipiell sehr ähnlich, speichert jedoch neben Fotos und Videos zusätzliche Inhalte wie Gebrauchsanweisungen oder sämtliche produktbezogene Dokumente (PDFs, Datenblätter, 3D-Modelle). Analog zum MAM lassen sich die Inhalte auch hier verschlagworten und über verschiedene Kanäle bereitstellen.

interne Informaionsverwaltung mit einem Master Data Management

Ein MDM oder auch Stammdatenmanagement, bildet eine zentrale Einheit im Unternehmen und verbindet alle Parteien, die mit Stammdaten, wie z.B. Mitarbeiterdaten oder Kundendaten arbeiten. Das MDM ist als eine Unternehmensdatenbank für interne Zwecke geeignet, ein PIM dagegen ist eine externe Produktdatenbank und liefert Produktdaten hauptsächlich an externe Stellen, die letztendlich mit dem Kunden kommunizieren (Online-Shop, Print-Katalog…).

Der Unterschied zwischen den drei Systemarten liegt sowohl in den vorzuhaltenden Daten und deren Detaillierungsgrad als auch in den Prozessen, die vom jeweiligen System unterstützt werden. Im PIM kommen alle Daten inklusive Assets wie Bilder oder PDF-Dateien zusammen, während in DAM und MAM nur Mediadaten gehalten werden. MDM ähnelt dem PIM schon eher, befasst sich jedoch mit der Gesamtheit an Daten im Unternehmen, inkl. Finanzen oder Lieferanten. Ein PIM gehört also ganz allein den Produktdaten. Es kann sich dadurch genau auf das konzentrieren, für das es gebaut wurde: Zentrale Produktdatenpflege für beste Datenqualität – genau darin liegt die Stärke des Systems!

 

Gegenüberstellung MAM, DAM, MDM, PIM

„Was hat PIM denn nun mit einer strategischen Entscheidung zu tun?
Brauchen wir das?“

 

Ob ein PIM notwendig ist kommt auf den Einzelfall an…

Im Zuge der Digitalisierung sind Informationen bares Geld. Egal ob im B2B oder B2C: Der Einkauf findet heutzutage über mehr Kanäle statt als je zuvor. Online gekauft, offline abholen? Kein Problem! Kein PC zur Hand? Dann nimm doch unsere App! Du willst personalisierte Preise, weil du Großabnehmer bist? Klar, logg dich einfach in unserem Online-Shop ein und such‘ dir selbst die Informationen, die du brauchst! Diese Möglichkeiten werden immer stärker von Kunden nachgefragt –  sogar vorausgesetzt. Das zeigt auch die Studie zur Digitalisierung im B2B-Bereich von Sapio Research 2017-18, bei der über 300 B2B-Unternehmen weltweit befragt wurden:

„75% der befragten Unternehmen aus der D-A-CH Region gaben an, ihre Kunden hätten nach der Möglichkeit, online einzukaufen, gefragt.“

„Klingt vielversprechend, aber wir arbeiten immer noch an unserer Web-Präsenz, wieso noch eine Baustelle aufmachen und PIM einführen?“

Weil PIM den Grundstein für eine Webpräsenz, Online-Shop, App oder jegliche Anwendung mit Produktdaten darstellt. Was wären die Systeme ohne Informationen? Einfach eine weiße Seite! Und mit inkonsistenten Daten? Auch nicht viel besser! Denn jetzt sind die verwirrenden Informationen sogar ein Grund für einen Kaufabbruch. Ganz zu schweigen von der fehlenden Auffindbarkeit, da – Sie wissen was jetzt kommt – keine Informationen zum Filtern vorhanden sind. Wird einmal ein PIM angelegt und fest im Unternehmen verankert, füllen sich alle Kanäle mit dem zentralen Datenbestand. Und das mit langfristiger Wirkung, denn jetzt gibt es für jedes neue Produkt Regeln und Prozesse, wie dieses einzupflegen ist. Händler glücklich, Kunde glücklich. Aber ist es alles auch so einfach?

 

Warum kommt es denn nun auf den Einzelfall an?

Weil PIM-Systeme nicht in jedem Kontext sinnvoll sind. Für einen Händler mit einem Gesamtbestand von bis zu 200 Produkten, welche von zwei bis drei Mitarbeitern gepflegt werden, ist ein PIM eher überdimensioniert. Ich kaufe mir schließlich auch keine Lagerhalle, wenn die Garage ausreicht. PIM-Systeme können sich überall dort so richtig ausleben, wo verschachtelte, komplexe oder eine Vielzahl von Produktdaten vorliegen. Gerade ab einer Masse von 3000 Produkten wird die Datenpflege immer aufwendiger. Da gehen einem die Tabellen schon einmal richtig auf die Nerven! Kommen dann noch mehrsprachige Produktdaten hinzu, ist Excel keine zuverlässige Unterstützung mehr. Ob im Einzelfall ein PIM-System Sinn ergibt, hängt an vielen Faktoren und sollte bestmöglich mit einem Experten genauer untersucht werden. Denn am Ende soll eine PIM-Einführung vor allem eines bringen: Fortschritt und keine leere Lagerhalle.

Zurück zur strategischen Entscheidung

Neben der deutlichen Nachfrage eines zuverlässigen Datenbestandes stehen die Kanäle im Mittelpunkt. Wird Ware über verschiedene Wege verkauft, müssen diese alle über ein und denselben Stand an Informationen verfügen, Stichwort: Omni-Channel. Nehmen wir als Beispiel ein Unternehmen mit Vertriebsabteilung und Onlineshop. Zwei Kanäle, zwei Informationsquellen für den Kunden. Informiert sich der Kunde über den Vertrieb und möchte online den Kaufprozess abschließen, erwartet er ganz selbstverständlich die gleichen Informationen im Shop. Fehlen dann plötzlich Informationen oder sind schlimmstenfalls falsch angegeben, kann dies zum Kaufabbruch führen. Denn wer kauft schon die Katze im Sack?

Grafik-Produktinformation vs. Akzeptanz mit Bildunterschrift

Wie geht’s bei uns in Zukunft weiter? Was sind unsere Ziele?

Als Antwort auf diese Frage werden sicher irgendwann die Worte „optimieren“ und „Prozesse“ fallen. Gerade die IT-Landschaft vieler Unternehmen ist über die Jahre zu einer ewigen Baustelle geworden, an der immer wieder „herumgedoktert“ wird. Hier mal ein System eingekauft, dort noch einen Shop angelegt, am Ende noch ein Update gefahren und auf einmal steht gar nicht mehr so richtig fest, welches System eigentlich welchen Aufgabenumfang hat. Während eines PIM-Projekts geht es deshalb auch darum, überflüssige Systeme abzuschalten und den Gesamtnutzen aller Systeme näher zu untersuchen. Und bei wem nun die Alarmglocken läuten: Keine Angst, es fallen dadurch keine Arbeitsplätze weg. Es entsteht eine Verschiebung der Aufgaben, die am Ende Produktivität fördern und Zusammenarbeit deutlich erleichtern. Dadurch bleibt Zeit für die wichtigen Dinge!

Strategisch geht es letztendlich darum, die Zügel in die Hand zu nehmen und die volle Kraft mit einer geordneten Produktlandschaft auf die Straße zu bringen: alte Prozesse zu lösen, zu optimieren und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein! Denn wer einen geordneten Kopf hat, reagiert schneller auf Veränderungen und hat die Chance, die Zukunft aktiv zu gestalten, anstatt von ihr gestaltet zu werden.

10 PIM-Vorteile auf einen Blick

  • Teamwork: Zusammenarbeiten an einem System und unnötige Arbeit auslagern
  • Prozesse: Mach die Prozesse schlank! Moment… haben wir überhaupt Prozesse?
  • Datenqualität: Vergiss das Excelchaos! Endlich eine konsistente Datenhaltung
  • Sichtbarkeit: Mehr Spezifikationen = mehr Sichtbarkeit auf den Marktplätzen
  • Schnellere Produktreleases: Schneller als die Konkurrenz dank zentraler Informationspflege
  • Retouren verringern: Der Kunde muss wissen was er bestellt!
  • Übersetzungs-Management: Mehrsprachige Produktinformationen pflegen
  • Schnittstellen: Denn was wäre eine zentrale Quelle, ohne einen Zugriff darauf zu geben?
  • Assetmanagement: Bilder, PDFs, Videos zentral im PIM anlegen und pflegen
  • Strategie: Der Konkurrenz zwei Schritte voraus!

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